Пример ВЛООКУП-а - Како се врши ВЛООКУП у програму Екцел

Мицрософт Екцел укључује читав низ различитих функција које помажу корисницима у прорачунима било које врсте. Функционалност програма Екцел је толико свеобухватна да просечни корисници чак и не користе предности већине услужних програма.

Међутим, ако често листате колоне и редове тражећи исте информације, велика је вероватноћа да ћете ценити функцију ВЛООКУП. ВЛООКУП, што значи „вертикално тражење“, може вам помоћи да брзо пронађете податке повезане са одређеном вредношћу коју унесете.

На пример, можда имате табелу која садржи производе са јединственим ИД-овима и ценама. ВЛООКУП вам може показати цену одређеног производа ако унесете његов ИД.

ВЛООКУП можете користити на много различитих начина и то ће вам знатно поједноставити рад, посебно када се ради о великим столовима.

Не требате трошити пуно времена у потрази за одређеном ћелијом јер ће је ова функција пронаћи за вас. Међутим, почетницима је често тешко да поставе ВЛООКУП. Стога сам одлучио да вам помогнем припремом овог детаљног водича.

Шта је ВЛООКУП?

Пре свега, ВЛООКУП је функција. Стога, ако сте нови корисник Екцел-а, можда ћете желети да се упознате са неким основним функцијама, као што су ПРОСЕК, ЗУМ или ДАНАС. На овај начин биће вам лако разумјети како ова функција ради.

ВЛООКУП је функција базе података, па је намењена за табеле база података. Такве табеле су у основи листе различитих ставки. На пример, ову функцију можете да користите када радите са списковима производа, запослених, купаца итд.

Рецимо, имате листу производа која се састоји од четири колоне. Може садржати шифру артикла у првој колони, назив или опис производа у другој колони, те цену и број доступних артикала на залихи у трећој, односно четвртој колони.

Табеле база података обично имају неку врсту јединственог идентификатора за сваку ставку. У овом случају то је код предмета. Ова колона је неопходна за функцију ВЛООКУП и мора бити прва колона у вашој табели.

Ако сте почетник, прво што треба да урадите је да разумете шта тачно ВЛООКУП ради. Једноставно речено, приказује информације са листе или базе података на основу јединственог идентификатора који је унео корисник.

Ако узмемо у обзир горњи пример, ова функција може приказати цену, опис или доступност производа на основу његовог кода. Шта ће тачно показати зависи од формуле коју напишете. ВЛООКУП подржава тачно и приближно подударање, као и џокер знакове за делимична подударања.

Како ВЛООКУП ради

Ево синтаксе за формуле које описују функцију ВЛООКУП:

=VLOOKUP(value, table, column_index, [range])

  • value је оно што ће ова функција тражити у првој колони
  • tableје табела из које ће функција добити потребне информације
  • column_index је број колоне из које ће функција преузети информације
  • rangeје логички параметар који може бити ТРУЕ или ФАЛСЕ. ИСТИНА је подразумевана вредност и одговара приближном подударању. ФАЛСЕ ће вам показати само тачна подударања.

Чак и назив ове функције укључује „вертикално“, а ВЛООКУП је намењен само за табеле у којима су подаци организовани у вертикалне колоне. Стога, ако своје податке организујете водоравно, ова функција ће бити бескорисна. У овом случају можете користити сличну функцију за хоризонтално тражење - ХЛООКУП.

Такође треба имати на уму да ова функција ради само с лева на десно. Другим речима, ако јединствени идентификатор није у првој колони ваше табеле, функција неће моћи да преузме информације из колона лево од идентификатора.

Свака колона има свој број, а све колоне су нумерисане слева надесно. Ако желите да добијете вредност из одређене колоне, треба да наведете њен број у својој формули. У горњем предлошку формуле, овај број се зове column_index.

На пример, ако желите да преузмете име производа из горњег примера, индекс колоне треба да буде 2.

Као што сам већ горе споменуо, функција ВЛООКУП подржава два начина подударања: приближни и тачан. Овај параметар је четврти аргумент у формули. Приближно подударање је подразумевано постављено. Ако желите да одаберете тачно подударање, треба да подесите опсег претраживања на FALSE.

Стога ће обе формуле у наставку преузети податке помоћу приближног подударања:

=VLOOKUP(value, table, column_index)

=VLOOKUP(value, table, column_index, TRUE)

Као што видите, ако желите да користите режим тачног подударања, будите опрезни. Ако не наведете вредност опсега претраживања, функција ће и даље користити приближни начин подударања.

Следећа формула ће применити режим тачног подударања:

=VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE)

Обавезно подесите вредност FALSEако ћете користити режим тачног подударања. Шансе су да ће вам у већини случајева требати тачно подударање, па ако сте нови у Екцел-у, не заборавите на овај детаљ.

Тачно подударање је прави избор ако имате колону са идентификатором ставке. То може бити и било која јединствена вредност која се може користити за тачно тражење. На пример, то може бити јединствени наслов књиге или филма, као и било која друга јединствена кључна реч. Имајте на уму да ВЛООКУП не разликује велика и мала слова.

Међутим, понекад вам можда неће требати тачно подударање, већ оно најбоље. У овом случају можете да користите приближни начин подударања.

На пример, овај режим можете користити када се бавите табелама података где потребне информације одговарају одређеним нумеричким вредностима и желите да преузмете резултате за вредност која није укључена у табелу.

Овај приступ можете користити приликом израчунавања на основу постојећих података. Ако унесете вредност и функција пронађе тачно подударање, она ће преузети информације из одговарајућег реда. Међутим, ако у табели нема тачног подударања, функција ће се подударати са претходним редом.

Зашто би се подударао са претходним редом, а не са другим? Па, неће ако сто не организујете на прави начин. Да бисте омогућили ВЛООКУП-у да тражи најбољу приближну вредност, требало би да будете сигурни да су све вредности у овој колони сортиране у растућем редоследу. У овом случају, функција ће се само повући уназад и добити најближу вредност.

# Н / А Грешке

Када користите функцију ВЛООКУП, као и многе друге функције у програму Екцел, често можете добити # Н / А грешке. Ова грешка значи да вредност није пронађена.

Ову грешку можете добити из неколико разлога. Ево неколико најчешћих случајева:

  • погрешно сте написали вредност или сте додали додатни размак
  • неопходна вредност не постоји у табели
  • користите режим тачног подударања када тражите приближну вредност
  • нисте унели тачан опсег табела
  • копирали сте ВЛООКУП док референца табеле није закључана.

Ако ваша табела има апсолутну референцу, то значи да се редови и колоне неће променити ако се копирају. Међутим, то није случај са релативном референцом. У овом случају мораћете да пређете на апсолутну референцу.

Текст грешке # Н / А можете прилагодити помоћу функције ИФНА. У овом случају морате да напишете дужу формулу са ИФНА која укључује ВЛООКУП.

Ево примера формуле која ће вратити "није пронађено" уместо # Н / А:

=IFNA(VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE), "not found")

И ево формуле која ће вратити празан резултат:

=IFNA(VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE), "")

Иако поруку можете прилагодити, можете размотрити употребу грешке # Н / А јер ће вам одмах привући пажњу и обавестити вас ако нешто пође по злу.

Како се користи ВЛООКУП

Можете писати формуле од нуле или можете користити Екцел мени. Изаберите ћелију у којој желите да прикажете резултат, а затим одаберите картицу „Формуле“.

Након овога, кликните на „Убаци функцију“. Видећете оквир у којем можете да изаберете категорије функција и да изаберете функцију ВЛООКУП. Такође можете да користите поље „Потражите функцију“ и унесите „влоокуп“.

Изаберите функцију и појавит ће се оквир „Аргумент функције“. Овде можете унети потребне параметре функције. У овом прозору треба да наведете јединствени идентификатор који тражите, локацију базе података и информације које одговарају идентификатору који желите да преузмете.

Ови аргументи су „Лоокуп_валуе“, „Табле_арраи“ и „Цол_индек_нум.“ Ова поља су написана подебљаним словима јер су ови аргументи обавезни.

Четврти аргумент ако је за режим претраживања, а ви га можете и не морате навести. Приближни режим је подразумевано подешен.

Да бисте унели први аргумент, који је јединствени идентификатор, можете одабрати потребну ћелију и притиснути Ентер. У овом случају, вредност ове ћелије ће се аутоматски унети као први аргумент функције ВЛООКУП.

Сада морате да унесете други аргумент. База података не би требало да започиње у горњем левом углу. На пример, можда имате и ред који описује колоне и служи као заглавље.

„Једна од најбољих ствари о функцији ВЛООКУП је та што се и локација базе података може прилагодити“, примећује Бридгет Аллен, књиговођа у Бест Вритерс Онлине.

С обзиром на то да ВЛООКУП ради само са бројем колона, требало би да наведете које подручје ваше табеле желите да користите за претрагу. Томе служи оквир „Табле_арраи“.

На пример, ако ваша табела почиње у горњем левом углу, а њен први ред је заглавље, можете да изаберете целу базу података без првог реда. Ако ваша база података садржи четири колоне (АД) и пет ставки, низ табеле ће бити А2: Д6, јер ћелије А1-Д1 садрже заглавље.

Можете кликнути на потребну картицу радног листа и одабрати подручје са базом података. Притисните Ентер и изабрани опсег ћелија ће се аутоматски додати другом аргументу функције ВЛООКУП. Ево примера аргумента функције:

‘database_name’!A2:D6

У овом случају, „име_базе података“ је назив картице радног листа.

Сада треба само да одредите које информације желите да преузмете и наведете број потребне колоне.

На пример, ако желите да преузмете цену предмета из табеле на почетку овог чланка, требало би да користите трећи ред, а вредност „Цол_индек_нум“ биће 3.

Окончање

Мицрософт Екцел има широк спектар функција које могу помоћи корисницима да се носе са различитим прорачунима и другим задацима. ВЛООКУП је врло корисна функција која може да преузме информације које одговарају одређеној вредности из табеле базе података.

Ако вам је Екцел непознат, можда ћете имати потешкоћа са овом функцијом јер има четири аргумента.

Међутим, ако следите наш водич, моћи ћете да изаберете праве аргументе и да користите праве формуле. Ако ову функцију користите неколико пута у пракси, брзо ћете разумети како она функционише, па ћете моћи да користите ВЛООКУП кад год вам затреба.